Ogłoszenie Samodzielne stanowisko: Pracownik do obsługi sekretariatu

Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Opolu

45-082 Opole ul. Piastowska 14

Ogłoszenie z 22.04.2024

Samodzielne stanowisko:

Pracownik do obsługi sekretariatu

Umowa o pracę na czas określony na 1 rok

Pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Liczba stanowisk:  1

Wymiar etatu:  0,75

Ważne do 07-05-2024

29 lutego024 r.

Czym będziesz się zajmować

Do zadań stanowiska pracy do spraw obsługi sekretariatu należy:

1. obsługa sekretariatu Urzędu;
2. obsługa pocztowa (przyjmowanie korespondencji i jej wysyłka);
3. obsługa centrali telefonicznej oraz urządzeń biurowych (drukarka, faks, ksero);
4. prowadzenie ewidencji spraw OWKZ;
5. prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej;
6. prowadzenie księgi inwentarzowej WUOZ w Opolu;  
7. rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej w EZD (elektroniczny obieg dokumentów);
8. naklejanie kodów na korespondencji przychodzącej;
9. skanowanie korespondencji przychodzącej;
10. uzupełnianie metadanych do pism;
11. wydawanie poczty przychodzącej pracownikom;
12. przekazywanie pism prowadzonych tylko w formie elektronicznej do składu chronologicznego;
13. przygotowywanie korespondencji wychodzącej i jej zapisanie w programie „elektroniczny nadawca”;
14. przyjmowanie i odnotowywanie wniosków i dokumentacji interesantów;
15. obsługa poczty elektronicznej;
16. obsługa klientów osobista i telefoniczna;
17. prowadzenie kalendarza spotkań OWKZ;
18. wypisywanie delegacji na wyjazdy służbowe pracowników;
19. prowadzenie ewidencji poleceń wyjazdów służbowych (delegacji) pracowników Urzędu;
20. zbieranie i składanie zamówień na artykuły biurowe;
21. obsługa techniczna przy organizowaniu konferencji, szkoleń, spotkań (zaproszenia, noclegi, wyżywienie, transport);
22. nadzór nad pieczątkami i pieczęciami wykorzystywanymi do sygnowania przyjmowanej korespondencji i pism sporządzanych w WUOZ.

Kogo poszukujemy

Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)

1. wykształcenie: średnie lub wyższe
2. doświadczenie zawodowe: co najmniej 3 lata na podobnym stanowisku
3. znajomość pracy w systemie EZD lub analogicznym
4. kurs kancelaryjny
5. znajomość pakietu Office w szczególności EXEL
6. podstawowa znajomość programów graficznych
7. umiejętność obsługi komputera;
8. komunikatywność;
9. korzystanie z pełni praw publicznych;
10. nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)

1. znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.

Co oferujemy

1. możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy;
2. stojaki na rowery na terenie urzędu;
3. dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych;
4. dofinansowanie do wypoczynku pracowników.

Dostępność

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Do składania ofert zachęcamy również osoby ze szczególnymi potrzebami.

Jako osoba ze szczególnymi potrzebami możesz je zgłosić na etapie składania dokumentów.

Jako osoba z niepełnosprawnością możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – złóż wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

Warunki pracy

- nie występują szkodliwe ani niebezpieczne warunki pracy;

- praca przy komputerze (monitory ekranowe);

- VI piętro, możliwość wjazdu windą;

- szerokie drzwi wejściowe do budynku;

- praca związana z bezpośrednią obsługą klienta, z właścicielami zabytków, liczne kontakty telefoniczne i mailowe;

Dodatkowe informacje

Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail). Tak samo zrobimy, jeśli nie uda Ci się przejść do dalszego etapu.

Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.

Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru. Do tego czasu będzie można je odebrać w urzędzie (ale nie odeślemy ich).

Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.

Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.

Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.

Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.

Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.

Dokumenty należy przesłać pocztą (decyduje data faktycznego wpływu do urzędu do dnia 07 maja 2024r.) lub złożyć osobiście w sekretariacie Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków, który mieści się na VI piętrze w budynku Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego ul. Piastowska 14 w Opolu, w zamkniętej kopercie koniecznie z dopiskiem

"Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Opolu - Wydział Zabytków Nieruchomych - oferta pracy - inspektor ochrony zabytków w wydziale Zabytków Nieruchomych " Tylko Kandydatki/Kandydaci zakwalifikowani, zostaną powiadomieni o terminie postępowania kwalifikacyjnego. Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr 77 45 24 433.

O wynikach rekrutacji zostaną powiadomione osoby, które pozytywnie przeszły poszczególne etapy naboru. Wyniki naboru zostaną ogłoszone w BIP WUOZ (https://bip.wuozopole.pl)  oraz na tablicy ogłoszeń urzędu . Niewykorzystane oferty będzie można odebrać po wcześniejszym umówieniu się. Nieodebrane oferty zostaną zniszczone komisyjnie po upływie minimum 4 miesięcy od zakończenia naboru. Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Planujemy następujące metody/techniki naboru:

Etap 1 -analiza formalna nadesłanych ofert - do drugiego etapu zaproszeni zostaną kandydaci, którzy spełniają wszystkie wymagania formalne.

Etap 2 - rozmowa kwalifikacyjna.

Pracę możesz rozpocząć od: 2024-05-15

Twoja aplikacja musi zawierać (dokumenty niezbędne)

CV i list motywacyjny

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego

Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych

Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz (dokumenty dodatkowe)

Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek / kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Aplikuj do: 07 maja 2024

W formie papierowej w zamkniętej kopercie z dopiskiem: "ogłoszenie na stanowisko do obsługi sekretariatu" na adres: Wojewódzki Urząd

Ochrony Zabytków w Opolu

Piastowska 14

45-082 Opole

Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego: 77 45 24 433

lub mailowego na adres: kadry@wuozopole.pl

Więcej o pracy na stronie urzędu: https://wuozopole.pl

Dokumenty należy złożyć do: 07.05.2024

Decyduje data: wpływu oferty do urzędu

Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych

- Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

- Administrator danych i kontakt do niego: Opolski Wojewódzki Konserwator Zabytków, 45-082 Opole ul. Piastowska 14,

tel. 77 45 24 433

- Kontakt do inspektora ochrony danych: e-mail: iod@wuozopole.pl lub poprzez kontakt do administratora danych

- Cel przetwarzania danych:

przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru

- Informacje o odbiorcach danych: Państwa dane mogą być przekazane podmiotom, którym Administrator Danych Osobowych powierzył wykonywanie czynności związanych z obsługą prawną oraz obsługą informatyczną.

- Okres przechowywania danych:

czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o

archiwizacji

- Uprawnienia:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;

3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

4. prawo do usunięcia danych osobowych;

- żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;

5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2,

00-193 Warszawa).

Podstawa prawna przetwarzania danych:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

2. art. 221 Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Informacje o wymogu podania danych:

Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie

danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane

                                                                                                  Opolski Wojewódzki

                                                                                                          Konserwator Zabytków

                                                                                                            dr hab. Monika Ożóg